Apakah yang dimaksud
dengan memo?
Apa fungsi dan kegunaan memo dan bagaimana cara menulis memo?
Pertanyaan tersebut akan kita jawab pada pembahasan kali ini karena kali ini
kita akan secara khusus mempelajari mengenai salah satu jenis surat tersebut.
Dengan adanya pembahasan ini maka diharapkan kita dapat memahami arti memo dan juga
tentunya dapat dengan mudah membuat sendiri pesan tersebut jika di butuhkan.
Hal ini sangat penting mengingat dalam kehidupan sehari-hari di dunia kerja
kita sering berurusan dengan hal seperti ini.
Kita mulai dengan memahami pengertian atau definisi
dari surat memo tersebut. Perlu kita ketahui, Memo adalah pesan ringkas yang di
tulis dengan singkat, jelas dan juga mudah untuk dipahami. Dalam penggunaannya
memo ini ada yang bersifat resmi dan ada juga yang bersifat tidak resmi atau
memo pribadi. Untuk dapat mengetahui memo tersebut maka kita harus mengetahui
apa saja ciri dari memo.
Ciri-ciri memo tersebut antara lain sebagai berikut:
1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan
dalam kantor atau organisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau
organisasi dapat menyampaikan memo secara horizontal maupun secara vertikal
3. Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian
memo kepada pihak yang memiliki jabatan setara
4. Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian
memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau
memerintahkan sesuatu
5. Merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran,
arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal
Memiliki bagian surat yang lebih sederhana
dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
6. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak
mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili,
dan kode pos, secara lengkap.
Dalam bahasa kita sehari-hari memo dapat juga
dikatakan sebagai pesan surat sederhana yang singkat dan tidak menggunakan tata
aturan penulisan surat resmi seperti biasanya.
Selanjutnya mari kita lihat
bagaimana contoh dan juga cara membuat pesan tersebut.
Tata Cara Penulisan Memo
Untuk bisa membuat memo dengan mudah maka pertama
kita harus mengetahui berbagai bagian memo tersebut. Dengan mengetahui
bagian-bagian memo maka kita dapat memahami bagaimana bentuk memo yang
seharusnya. Lalu seperti apakah memo tersebut? Berbicara mengenai bentuk, memo
memiliki tiga bagian yaitu kepala memo, isi dan kaki memo. Penjelasan dari
masing-masing bagian tersebut dapat kita lihat di bawah ini.
1. Kepala Memo
Pada bagian kepala atau bagian atas memo kita akan
mendapati beberapa informasi yaitu mulai dari judul sampai pada paraf. Pada
bagian ini terdiri dari beberapa hal sebagai berikut:
1. Kata "MEMO"
2. Penerima
3. Pengirim
4. Tanggal pengiriman
5. Paraf dan nama terang pengirim
6. Baca juga surat rekomendasi pindah tugas guru
Untuk menulis memo maka bagian pertama sendiri yang
harus kita tulis adalah judulnya. Yang dimaksud judul disini adalah kata
"memo" yang ditulis dengan huruf kapital rata tengah. Selanjutnya,
masih pada bagian atas akan ada juga penerima, pengirim dan juga tanggal
pembuatan atau pengiriman memo tersebut. Setelah bagian ini maka bagian
selanjutnya adalah bagian isi memo.
2. Isi Memo
Pada bagian isi pada memo kita sebagai penulis akan
langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas serta
jelas dan mudah di mengerti. Tidak ada informasi lain kecuali informasi inti
yang harus disampaikan.
3. Kaki memo
Pada bagian akhir yaitu kaki memo akan ada dua hal
yang kita tulis. Pertama adalah tertanda dan yang kedua adalah nama pembuat
memo tersebut. Pada bagian "tertanda" dapat berupa tanda tangan,
paraf, cap jempol dan semacamnya.
Itulah tadi berbagai bagian memo dan bagaimana cara
membuatnya. Sekarang dengan mengetahui berbagai bagian tersebut tentunya kita
sudah dapat membuat sendiri memo yang kita butuhkan. Sekarang kita kebagian
selanjutnya agar lebih jelas.
Contoh Memo Terbaru
Di atas kita sudah mempelajari berbagai bagian memo
dan juga cara membuat memo yang mudah sekarang untuk dapat memahami apa dan
bagaimana memo maka sebaiknya kita lihat juga contohnya bagaimana. Untuk contoh
berikut ada satu buah contoh terbaru yang bisa kita pelajari.
Contoh memo
tersebut seperti pada gambar di bawah ini.
Dari contoh di atas jelas sekali bahwa memo
tidak begitu jauh berbeda dengan surat resmi. Yang membedakan memo dengan surat
resmi lainnya adalah bentuk memo yang sederhana dan singkat sekali. Kalau
dilihat dari contoh di atas jelas sekali terlihat bahwa inti dari memo adalah
memberikan informasi dengan cepat kepada penerimanya agar dapat segera
ditindaklanjuti. Itulah cara membuat Memo dan Penulisannya, semoga
dapat memberikan tambahan referensi bagi pembaca..
